私隱政策

香港保安專業學會幹事離職公告20220401
2022-04-01

私隱政策

私隱政策

一、政策

香港保安專業學會(“HKISP”或“學會”)的政策是保護個人資料的私隱並尊重個人資料。在收集個人資料方面,公會會盡力符合《個人資料(私隱)條例》的規定。在處理個人資料時,公會確保員工遵守條例規定的安全和保密標準。

 

  1. 數據收集的目的

為履行其使命,香港保安專業學會可能會不時為以下目的收集個人資料:-

處理 HKISP 會員的註冊申請。

處理會員會議的註冊申請。

處理培訓課程和演講者論壇的註冊申請。

處理入學申請。

向 HKISP 會員以及訂購或要求或經學會批准接收此類出版物的人提供出版物。

向會員和非會員發出通知,要求並獲得協會批准,以便在更新、活動、項目、會員、服務和出版物等方面進行這種傳播。

邀請非會員加入會員推薦的學會會員。

邀請非會員參加培訓課程、演講論壇和項目。

統計資料彙編

數據主體提供數據是自願的。但是,未能提供所要求的個人數據可能會導致研究所無法處理請求或提供服務。

 

  1. 收集的個人數據類型

收集的個人資料類型包括但不限於:-

 

目的        數據主體數據收集

(a) 會員  申請 HKISP會員申請者姓名——包括稱呼頭銜和榮譽

性別

出生日期

國籍

香港身份證號碼

商業、專業和學術資格

公司地址和家庭地址、電話號碼、傳真號碼、電子郵件地址

多年的工作經驗——總計,作為董事

現任主要公司名稱

現任主公司職務

當前主要公司的信息

聯絡人及電話

(b) 參加會員會議  HKISP 會員姓名 – 包括稱呼

(c) 報名參加培訓課程和演講者論壇  可能是 HKISP 會員或非會員的申請人姓名 – 包括稱呼

聯繫人 – 郵寄地址、電話和傳真號碼、電子郵件地址

現任主要公司名稱

現任主公司職務

其他協會的會員資格(適用於申請課程費用折扣的特殊項目)

申請人助理的姓名和聯繫方式

(d) 登記代表團代表團進行跨境訪問。

代表團成員和配偶(如果加入)姓名——包括稱呼頭銜和榮譽*

香港身份證號碼**

護照號**

商業、專業和學術資格*

聯繫人 – 郵寄地址、電話和傳真號碼、電子郵件地址*

現任主要公司名稱*

在當前主要公司的職位*

公共服務 -組織和職位*

獲得的獎項*

筆記:-

組織製作代表手冊的數據,須經代表個人同意

**旅行安排數據

(e) 登記董事會委任服務

–對於提供服務的會員

–用於匹配搜索和提供成員

–經匹配成員同意,向搜索公司推薦候選人    HKISP成員姓名–包括稱呼頭銜和榮譽

商業、專業和學術資格

聯繫人 – 郵寄地址、電話和傳真號碼、電子郵件地址

多年的工作經驗——總計,作為董事

現任主要公司名稱

語言行業/專業背景技能

目前職位 – 公司名稱和類別

過去五年中的過往職位——公司名稱和類別

(f) 出版刊物 – 供流通       可能是 HKISP 會員或非會員的讀者姓名 – 包括地址標題

聯繫人 – 郵寄地址、電話和傳真號碼、電子郵件地址

現任主要公司名稱

現任主公司職務

(g) 關於更新、活動、項目、     HKISP 成員和非成員的通知的分發名稱——包括地址標題

聯繫人 – 郵寄地址、電話和傳真號碼、電子郵件地址

  1. 數據保留

4.1 除非另有約定,提供給研究所的任何包含個人數據的文件的硬拷貝將成為研究所的財產,將不予退還。

 

4.2 個人數據將僅在執行本政策所述目的或收集時另行規定的必要期限內保留。

 

4.3 只要數據主體仍然是會員,會員數據就會被保留和更新。

 

4.4 在適用的事件/目的或會員失效後的 12 個月內,會將刪除數據主體的非公共領域數據。 12 個月保留期的原因是為了滿足年度審計和已故成員根據過去的行為模式重新加入的需求。

 

  1. 數據披露

5.1 研究所持有的個人資料將被保密,但在為滿足收集數據的目的或直接相關目的而有必要披露時,研究所可向以下相關方提供此類信息:-

 

HKISP 會員可通過訪問學會網站會員登錄區的會員名錄,其中顯示的數據僅為會員名,不適用於選擇被排除在該名錄之外的會員。

HKISP 會員以電子方式分發歡迎名單,其中顯示的數據是新會員各自的姓名、公司和職位,不適用於選擇被排除在此歡迎名單之外的新會員。

訪問協會網站上的董事會任命候選人網絡列表,其中顯示的數據僅為成員姓名,適用於選擇包含在此列表中的成員。

研究所理事會和/或授權委員會審查和批准註冊會員和活動以及參與項目。

研究所的工作人員在執行相關處理時,工作人員在其聘用信中受保密條件的約束。

第三方,例如 ( i ) 聯合舉辦活動的聯合組織者或贊助商或演講者,(ii)香港以外的代表團代表團訪問的組織,以及 (iii) 榮譽評選項目總監獎的顧問和評審團,其中披露將獲得參與者的同意,並且第三方需要對個人數據進行保密。

受研究所委託為上述第 2 段規定的目的執行任務時受保密協議約束的承包商或代理人。

根據法律要求或根據研究所與相關政府機構或監管機構之間的任何監管安排,政府機構和監管機構。

根據任何香港法律,公會須向其作出披露的任何人士。

5.2 除上述情況或經數據主體同意外,本研究所不會將個人數據透露給第三方。

 

5.3 公會會盡最大努力向有關人士提供指引及監察有關人士的合規情況,以確保遵守條例。但是,本研究所無法控制第三方如何使用個人信息,對第三方提供的隱私保護不承擔任何責任。

 

  1. 溝通渠道

在為上述第 2 段指定的目的執行任務時,研究所通過以下一種或多種渠道與數據主體溝通:- (a) 郵政服務,(b) 電子郵件,(c) 電話

 

  1. 數據收集報表

7.1 在收集個人數據時,研究所將謹慎引用其隱私政策、本政策的相關網絡鏈接以及數據收集目的的說明。

7.2 將徵求數據主體的同意

 

研究所在更新、活動、項目、會員、服務和出版物的通信中使用個人數據,可選擇接收此類通信。

在適用的情況下向第三方披露個人數據。

  1. 數據主體的權利

8.1 訪問權和更正權:數據主體有權訪問和更正個人數據。訪問權包括獲取相關數據主體提供的個人數據副本的權利。有關訪問和更正的請求可以書面形式發送給研究所。

 

8.2 違反數據安全的通知:在懷疑或發現違反數據安全的情況下,數據主體可以書面通知研究所。研究所的政策是調查被指控的違規行為,如果違規行為得到證實,則予以糾正。前提是投訴是由身份確定的人提出的,該人是具有確定通信的數據主體

渠道,研究所將結果和整改措施(如有)告知有關數據主體作為結論。

 

8.3 反對接收直接營銷:不希望收到協會關於更新、活動、項目、會員、服務和出版物的通信的數據主體可以向協會轉發書面請求,說明姓名、郵政地址/電子郵件地址。

 

  1. 行政和法律資源

 

9.1 《HKISP會章》明確規定了幹事在處理利益相關者的個人數據時,享有個人數據保護的權利和按照本政策謹慎行事的義務。

 

9.2 隱私和保護個人數據的主題包括:-

幹事入職時的入職培訓和定期召開幹事會議以更新幹事培訓並確保更新的知識和執行。

 

10、聯繫地址

香港保安專業學會

郵寄至香港東九龍郵政信箱68153號,或

發送電子郵件至 admin@hkisp.org.hk,或

如需查詢,請撥打電話。 +852 61678465。